Ferienbetreuung digital organisieren – Software für Kommunen und Träger
Ferienbetreuung online organisieren. Die nupian Software unterstützt Kommunen, Städte, Landkreise und öffentliche Träger bei der digitalen Organisation der Ferienbetreuung.
Verlässliche Ferienbetreuung
Dauerhafte Betreuung der Schulkinder in Ihrer Kommune – digital organisiert und zukunftssicher
Sie wollen, dass sich nur Kinder aus Ihrer Gemeinde zur Betreuung anmelden? Dabei hilft Ihnen die Postleitzahlsperre: Keine PLZ aus Ihrer Kommune – keine Anmeldung möglich. Im Zweifel hilft ein Abgleich der Daten mit Ihrem Meldeamt – auch das geht aus der Software heraus.
Eine bestimmte Schulklasse können Sie jederzeit bevorzugen. Als Beispiel: Es dürfen nur Schüler der Klasse 1 in die Ferienbetreuung. Das regelt eine passende Registrierungsfrage.
Im Portal für die Eltern ist eine Teilnahmebestätigung als PDF hinterlegt. Die Eltern sind analog und digital bestens informiert.
Betreuung nach GaFöG in den Ferien
Welche Arten der Ferienbetreuung kann ich darstellen in der nupian Ferienbetreuung-Software?
Es gibt zwei Möglichkeiten:
1. Eine einzige durchgehende Veranstaltung, zum Beispiel Sommerferienbetreuung vom 19.06. bis 26.07. Dann pro Woche eine Veranstaltung anlegen.
2. Eine ganzjährige Betreuung zu den Schulzeiten, zum Beispiel eine Veranstaltung für ein halbes Jahr lang – täglich von Montag bis Freitag mit 1 x Frühschicht und 1 x Spätschicht. Dieses Konzept passt auch gut für die Betreuung nach dem Ganztagesförderungsgesetz (GaFöG).
Preis definieren
Über den Preis lässt sich alles steuern
Wichtig ist, dass die gebuchten Zeiten immer gleich bleiben, denn es wird fortlaufend abgebucht. Was also nicht funktioniert: Das Kind kommt am Montag, am Dienstag und Mittwoch nicht, am Donnerstag vielleicht und ist am Freitag sicher wieder da.
Ist eine gleichbleibende Buchungszeit gegeben, legen Sie die Preise in der Veranstaltung an. Pro Buchungsoption ein Preis. Das sieht dann z. B. so aus:
60 Euro für Vormittagsbetreuung
70 Euro für Vormittag und Mittagessen
80 Euro für Vormittag, Mittagessen und Nachmittag
90 Euro für den ganzen Tag inklusive Mittagessen
Auf diese Weise decken Sie alle Betreuungszeiten über den Preis ab. Die Eltern bekommen sämtliche Preise zur Auswahl im Elternportal angezeigt.
Verwaltung der Ferienbetreuung
Parallele Durchführung dank Programmgruppen
Die Ferienbetreuung-Software bietet Ihnen die Möglichkeit Programmgruppen anzulegen. Da bietet es sich an, zusätzlich zum Ferienprogramm eine eigene Gruppe für die Ferienbetreuung anzulegen. Ihr Vorteil: Sie können Ferienbetreuung und Ferienprogramm parallel verwalten, abrechnen und auswerten.
Weitere Interessante Funktionen
Was stellt Ihnen die Software sonst noch alles an Komfort zur Verfügung?
1. Mit der integrierten Kapazitätsübersicht sehen Sie in Echtzeit, wie viele Plätze verfügbar, reserviert oder bereits belegt sind. Engpässe werden sofort sichtbar, Überbuchungen vermieden und Wartelisten automatisch gesteuert.
2. Die digitale Teilnehmerliste „Gekommen“ ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, Kinder pro Betreuungstag mit einem Klick an- oder abzuhaken.
3. Mit dem integrierten Betreuer-Modul verwalten Sie Ihr Betreuungspersonal übersichtlich innerhalb des Systems. Zuständigkeiten, Gruppenzuordnungen und Einsatzzeiten sind klar dokumentiert.
4. Über eine integrierte Online-Umfrage erfassen Sie den Essensbedarf oder individuelle Angaben (z. B. vegetarisch, Allergien) direkt bei der Anmeldung.
5. Mit nupian bilden Sie Ermäßigungen, BuT-Leistungen und Abrechnungen im Bereich wirtschaftliche Jugendhilfe strukturiert und nachvollziehbar ab.
Jetzt Demo testen und Zeit sparen
Wir haben Ihr Interesse
geweckt?
Gerne beantworten wir alle Ihre Fragen rund um unsere Software.
Testen Sie doch einfach mal unsere Anwendungen über einen unverbindlichen Demo-Zugang und lassen Sie sich von einem unserer Berater die Portale näher erklären. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Fragen rund um die Ferienbetreuung mit Ferienprogramm Software – FAQ
+Eine Ferienbetreuung-Software ist ein digitales System, mit dem Städte, Gemeinden, Träger oder Schulen ihre Ferienbetreuungsangebote organisieren. Besonders wichtig ist so eine Software, wenn viele Anmeldungen, begrenzte Plätze und klare Vergaberegeln zusammenkommen. Im Zusammenhang mit der gesetzlich geregelten Ferienbetreuung ab 2026 hilft eine solche Software auch dabei, den organisatorischen Teil des GaFöG-Rechtsanspruchs abzubilden, zum Beispiel durch Priorisierung bestimmter Klassenstufen, Wohnsitzprüfung und Kapazitätsübersichten.
Kurz gesagt: Eine Ferienbetreuung-Software macht aus vielen einzelnen Listen, E-Mails und Excel-Dateien einen zentralen, digitalen Ablauf.
+Die Online-Anmeldung für die Ferienbetreuung läuft über das Eltern-Portal.
Kurz zusammengefasst:
Die Ferienbetreuung wird als normale Veranstaltung angelegt. Die Eltern registrieren sich dann im Eltern-Portal und melden dort ihr Kind für die gewünschte Betreuungswoche an.
Je nach Einstellung erfolgt die Platzvergabe direkt, über Warteliste oder später per Verlosung/manueller Zuteilung.
Wenn die Warteliste aktiviert ist, können Anmeldungen auch bei vollen Veranstaltungen weiter erfasst werden.
Für Eltern ohne Internet oder in Härtefällen kann die Anmeldung händisch über die Bogenanmeldung erfasst werden.
+Grundsätzlich erfolgt die Abrechnung in der Ferienbetreuung pro Veranstaltung.
Der Ablauf ist dabei so:
Leistungen werden in einer Kategorie angelegt. Jede Leistung wird in den Tarifen mit Preis in Euro und Steuersatz hinterlegt. In der Veranstaltung können die passenden Leistungen zugebucht werden. Die Rechnung erstellen Sie dann in der Veranstaltung. Wenn Sie eine genaue Aufstellung benötigen, können Sie zusätzlich einen Rechnungsanhang erzeugen.
Wichtig: Rechnungen können nur pro Veranstaltung erstellt werden. Innerhalb einer Veranstaltung sind Teilrechnungen möglich, zum Beispiel nach Zeit, Programmgruppe oder Phase.
Alle Nutzer der nupian Ferienbetreuung-Software bekommen ein externes Portal für die Eltern. Dort werden für die Eltern an einer Stelle Registrierung, Anmeldung zu den Veranstaltungen, Vergabe und Bezahlung erledigt.
+Die Ferienprogramm-Software kann die organisatorische Abbildung der Ferienbetreuung im Rahmen des GaFöG unterstützen.
Dafür stehen insbesondere diese Funktionen zur Verfügung:
– Registrierung mit zusätzlicher Teilnehmerfrage zur Klassenstufe
– Filter in Veranstaltungen, z. B. zunächst nur für 1. Klasse
– Warteliste zur Dokumentation weiterer Anmeldungen
– Fristen und Hinweise im Eltern-Portal
– Teilnehmerlisten und Gekommen-Funktion für mehrtägige Betreuung
– Kapazitätsübersicht und IDEV-Auswertung für die laufende Steuerung
Wenn Sie nupian Ferienprogramm bereits nutzen, kann die Ferienbetreuung grundsätzlich in derselben Lizenz mit abgebildet werden.
Wichtig dabei: Wenn Ferienprogramm und Ferienbetreuung in einer Lizenz laufen, sollten die globalen Einstellungen immer gemeinsam für beide Bereiche gelten. Das betrifft zum Beispiel Bezahlung, Platzvergabe, Warteliste, Teilnahmebedingungen, Anmeldestopp oder die Texte im Eltern-Portal. Ist das organisatorisch nicht möglich oder wird ein zweites Elternportal benötigt, um die beiden Portale zu trennen, dann empfehlen wir eine zweite separate Lizenz.
Viele Kommunen in Deutschland nutzen bereits die Ferienbetreuung-Software, um ihre Prozesse zu vereinfachen. Auch eine Zusammenarbeit mehrerer Kommunen unter dem Dach eines Landkreises wird bereits erfolgreich praktiziert.
Die Einfachheit der Anwendung. Die Software ist sehr benutzerfreundlich und unterstützt durch Anleitung bei der Erstellung der Ferienbetreuung.
Das Unternehmen bietet einen Telefonsupport zu den Geschäftszeiten Montag-Freitag an. Hier rufen Sie an und es erfolgt eine kompetente Beratung. Wir sprechen dabei Ihre Sprache und kein Informatiker-Deutsch.
Durch die langjährige Erfahrung des Unternehmens und den vielfältigen Kundenstamm können die Erfahrungen der Kommunen miteinander geteilt werden.
Nach der Entscheidung für die nupian Software wird mit dem Kunden der Startzeitpunkt besprochen. Dann erfolgt ein Schulungstermin mit einer Dauer von ca. zwei Stunden. Dabei wird unter Anleitung die Software komplett eingestellt, inklusive eines ersten Betreuungstages oder Betreuungswoche. Im Nachgang können Sie dann die weiteren Betreuungstage anlegen und das erste Programm ist direkt einsatzbereit.
Unsere Kunden sind positiv überrascht, wie viel Zeit sie durch die Einführung der Software in ihrem eigenen Verwaltungsablauf einsparen können.
Unsere Kunden erhalten sehr positives Feedback von den Eltern, da sich diese ebenfalls bei der Anmeldung ihrer Kinder viel Zeit einsparen und auch außerhalb der Rathaus-Öffnungszeiten ihr Kind flexibel anmelden können.