DER Admin

Alle Infos auf einem Blick

Früher startete der Tag von Herr Maier mit einem ständig klingelnden Telefon und einem Postfach voller E-Mails. Ab und an stand Herr Maier auf, um im Wandkalender A3 eine neue Veranstaltung einzutragen. Die Furcht vor Doppelbelegungen war dabei sein ständiger Begleiter.

Heute schaut Herr Maier bei einer Tasse Kaffee in der Hallenverwaltung-Software auf sein Dashboard. Mit seinem Dashboard sind alle Informationen an einem Platz. In wenigen Augenblicken checkt Herr Maier alle Veranstaltungen des Tages, offene Aufgaben und Hinweise für Technik, Kasse und Hausmeister. Nichts liegt mehr auf Post-It-Zetteln oder in alten Word-Dateien. Stattdessen ist alles in einem einzigen System hinterlegt. Angst vor Doppelbelegungen oder vergessenen Terminen – das ist Schnee von gestern.

Alle Räume Sauber Strukturiert

Alle Orte und Räume werden digital

Stadthalle, Bürgerhaus, Mehrzweckhalle, Kulturzentrum, Sitzungssäle, Turnhalle, Sportstätten, Museen, die Räume im Rathaus oder auch das Schloss auf dem Hügel.

Früher hatte Herr Maier für jeden Raum eine eigene Liste. Heute sind alle Orte in der Raumverwaltung sauber angelegt – mit allen Teilbereichen und Besonderheiten.

Herr Maier klickt auf „Bürgerhaus“ und sieht, welche Räume wann gebucht sind. Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an. Seine Urlaubsvertretungen finden sich auch schnell zurecht, denn alle Informationen sind zentral und verständlich abgelegt.

Der veranstaltungskalender

Statt Excel und Wandplan

Für die Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen nutzt Herr Maier den Veranstaltungskalender. In der Monatsansicht erkennt er sofort, an welchen Tagen noch Kapazitäten frei sind.

Wenn die Kämmerei wissen möchte, wie stark die Stadthalle im nächsten Quartal ausgelastet ist, reicht ein Blick in den Kalender oder ein schneller Export. Niemand muss mehr mühsam mehrere Listen zusammenführen.

Der Hausmeister und der Hallenwart

Das Regiebuch

Die zwei Kollegen aus der Technik liegen morgens im Bett und fragen sich, was der Tag wohl bringen wird. Ein Blick in die Hallenverwaltung-Software auf dem Handy bringt für die Kollegen alle benötigten Informationen. Das Ganze funktioniert auch auf Papier oder mit einem Tablet.
Im Regiebuch hat Herr Maier für die beiden bereits vorher alle wichtigen Anweisungen hinterlegt. Das dazu notwendige Material vom Bühnenbild bis zum Verlängerungskabel ist ebenfalls aufgeführt.

ANGEBOT, VERTRAG & RECHNUNG

Rechnung senden direkt aus der Software

Ist die Veranstaltung endlich durch, will Herr Maier natürlich das Geld für seine Kommune haben. Ein Glück, dass die eigenen Word-Vorlagen im Programm bereits hinterlegt sind. Auf Knopfdruck von Herr Maier geht die Rechnung an den Veranstalter. Zusätzlich sind die Dokumente direkt bei der Veranstaltung gespeichert.

Abrechnung

Alle Zahlen in einem Bericht

Nach der Veranstaltung braucht die Kämmerei schnell Zahlen: Kosten für die Belegung, Planungen, Logistik und Booking der Künstler bis hin zur Abrechnung. Herr Maier kann diese Zahlen sofort abrufen und weiterleiten – fertig für Präsentationen im Ausschuss oder zur internen Steuerung.

So werden Hallen nicht nur verwaltet, sondern strategisch genutzt.

InfoPortal / Externer Kalender

Reservierungen für alle Interessierten

Der Turnverein in der Gemeinde will wissen, wann er die Sporthalle nutzen kann im Winter. Das Brautpaar hat das Aufgebot bestellt und möchte gerne im Rathaus einen Raum buchen für die Feier nach der Trauung. Der Musiker auf Tournee sucht nach einem freien Abend am Samstag in der Multifunktionshalle für sein nächstes Konzert.

Statt im Rathaus anzurufen, gehen alle auf das Info-Portal der Kommune. Dort sehen sie im externen Kalender, welche Räume wann frei sind, und können ihren Wunschtermin direkt anfragen. Im Backoffice erscheint die Reservierung automatisch im System von Frau Schneider. Sie prüft nur noch und bestätigt.

Weniger Telefon, weniger E-Mails, mehr Zeit für echte Betreuung.

InfoPortal / Externer Kalender

Die Reservierungen fix machen

In einem nächsten Schritt klicken die Interessierten in den Kalender der Stadthalle. Dort steht im Detail, wann eine Buchung der Halle möglich ist und wann nicht. Jetzt braucht der Turnverein nur noch seinen Termin vorzumerken im Kalender. Im Backoffice kommt diese Information aus dem Kalender automatisch bei Herr Maier an. Er prüft nur noch die Details und bestätigt anschließend die Reservierung.

Die Leiterin vom Kulturamt

Auswertungen ohne Zusatzaufwand

Bevor es in die Haushaltssitzung geht, druckt sich Frau Müller noch schnell alle Zahlen und Auswertungen aus. Anschließend fährt sie auf eine Messe und gewinnt dabei einen neuen Comedian für den Auftritt in der Halle der Kommune. Noch auf der Messe legt sie am Smartphone die neue Veranstaltung an. Herr Maier sieht die Belegung in Echtzeit. Noch bevor Frau Müller die Messe verlassen hat, leitet Herr Maier schon die nächsten Schritte ein.